Für die Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen gelten die

 

"Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD).

 

Betroffen sind von den Regel­ungen dieses BMF-Schreibens v. 14.11.2014 (BStBl. I., 2014 S. 1450 ff.) ins­besondere buchführungs­pflichtige Unter­nehmen und Steuer­pflichtige, die freiwillig Bücher führen und Bilanz­en erstellen.

Jedoch geht die Finanz­verwaltung davon aus, dass die wesentlichen Regelungen auch von nichtbuch­führ­ungs­pflichtigen Steuerpflichtigen zu beachten sind (also die, die lediglich eine Einnahme-­Überschuss-­Rechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG erstellen.

 

Für die Einbehalt­ung dieser Regel­ungen ist alleine der Steuer­pflichtige ver­antwortlich, das gilt auch bei Aus­lagerung von Buch­führungs- und Aufzeichnungs­aufgaben auf Dritte (z.B. Steuer­berater oder Re­chen­zent­rum).

 

Der Geltungs­bereich der GoBD um­fasst den gesamten Prozess der Auf­zeichnungs- und Auf­bewahrungs­pflichten. Er ist somit nicht auf die Erfassung und Speicher­ung der Buch­führungs­daten im engeren Sinne be­schränkt.

 

Prozess­schritte im Überblick:

• Belegeingang / Belegentstehung
• Belegsicherung und -aufarbeitung
• Verbuchung im Journal, Erstell­ung der Primanota
• Auswertung für z.B. BWA oder USt-Voranmeldung
• Archivierung und maschinelle Auswertung

Somit sind sämtliche Datenver­arbeit­ungs­syteme sowie deren Haupt-, Vor- und Nebensysteme betroffen (Lohnbuchhaltung, Registier­kassen, Taxa­meter, elektronische Waagen, Material­wirt­schaft, An­lagen­buch­halt­ung, etc.)

 

I. Anforderungen an den Buch­füh­rungs­prozess

 

Grund­legendes in Stichpunkten:

• Grundbuchführung durch Beleg­sortierung und Erfassung innerhalb von 10 Tagen
• "keine Buchung ohne Beleg"
• Einzelerfassungsgrundsatz
• Aufzeichnung der Verbindlichkeiten
• handschriftliche Kontierung auf dem Beleg

 

Die GoBD sehen eine zeitnahe Er­fassung der Belege vor, die Belege sind demnach grundsätzlich bis zum Ablauf des folgenden Monats des Beleganfalls zu erfassen und zu buchen. Das gilt auch für Quartals­buchführungen und auch für Jahres­buchführungen und unab­häng­ig der umsatz­steuer­lichen Melde­fristen.

 

Hinweis: Werden die baren und undbaren Geschäftsvorfäle nicht bis zum Ablauf des folgenden Monats gebucht, liegt zwar ein formaler Mangel vor, der allerdings alleine nicht zu einer Verwerfung der gesamten Buchführung als '"nicht ordnungs­gemäß" kommt, soweit ansonsten kein Anlass zu Bean­standugnen der Buchführung besteht.

 

Die Daten sind nach der elek­tronischen Erfassung zeitnah festzu­schreiben, also müssen dann unver­änderbar sein. Wert­korrekturen sind natürlich weiterhin möglich, wenn ein neuer Buchungs­vorlauf angelegt wird und dort die Storno­buchungen oder Umbuchungen erfolgen.

 

 

II. Aufbewahung der Daten

 

Die GoBD verpflichten den Steuer­pflichtigen, sein Daten­verarbeitungs­system gegen Verlust zu sichern so­wie Zugangs- und Zugriffskontrollen einzuführen.

 

Ein aufgrund unzureichender Sicher­ungs­maßnahmen ein­tretender Daten­verlust führt dazu, dass die Buch­führung nicht ord­nungs­gemäß ist.

 

Die Aufbe­wahrungsfrist ergibt sich unverändert gem. § 147 Abs. 3 AO für zehn bzw. sechs Jahre mit Ablauf des Jahres der letzten Ein­tragung im je­weili­gen Geschäftsbuch.

 

Grundregel: Elektronisch "einge­gang­ene" oder im Unter­nehm­en elek­tron­isch "ent­standene" aufbe­wahr­ungs­pflichti­ge Infor­ma­tionen dürften nicht aus­schließlich in Pa­pier­form auf­be­wahrt werden.

 

 

III. Verfahrens­doku­mentation

 

Für jedes Daten­verarbeitungssytem, in dem steuer­relevante, auf­bewahrungs­pflichtige Daten entstehen oder vor­gehalten werden, muss eine Ver­fahrens­doku­men­tation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Daten­verarbeit­ungs­verfahren vollständig und schlü­ssig ersicht­lich sind.

 

Dies gilt insbesondere für Kassen­systeme und Vor- und Nebensysteme z.B. Waren­wirt­schaft und Faktu­rierung. Die Bedienungs­anleitungen der Hersteller müssen bie der Prüfung durch das Finanzamt bereitgestellt werden können bzw. bereitliegen.

 

Für Kassen­systeme gelten ab 01.01.2017 ebenfalls verschärfte Vorschriften.