Die Frist zur Umrüstung für Kassen, die kein elektronisches Buchungs-Journal führen endete am 31.12.2016. Fortan dürften nur noch ent­sprechende Kassen im Rahmen des kauf­männischen Geschäfts­betriebes benutzt werden. Jedoch wird die Ver­wendung der sog. "offenen Laden­kasse" von den neuen Vor­schriften nicht berührt und darf weiterhin zum Einsatz kommen.

 

Die Finanzverwaltung sieht gerade bargeld­intensive Betriebe als Risiko­potential, nicht alle Bar­einnahmen auch wirklich der Einkommen­steuer zu unterwerfen. Somit wurden die Kassen­aufzeichnungs­pflichten und die elektronische Ausles­barkeit einge­führt. Dies geht konform mit den sog. GoBD, also den "Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Auf­bewahrung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unterlagen in elek­tronischer Form sowie zum Daten­zugriff".

 

Das elektronische Kassen­journal beinhaltet seit 26.11.2010 folgende Angaben, die gesetzlich jedoch nicht vorgeschrieben sind:

• Datum,
• Zeit,
• Bediener,
• Artikelbezeichnungen,
• Anzahl der verkauften Artikel,
• Einzelpreise sowie die Gesamtpreise.

 

Diese Daten müssen zwingend 10 Jahre in elektronischer und aus­wertbarer Form aufbewahrt werden. Eine Datensicherung ergibt sich auch aus den GoBD. Daneben müssen die Bedienungs­anleitungen, Programmier­anleitungen und alle weiteren An­weisungen zur Program­mierung der Kasse vorge­halten werden (vgl. dazu die Ausführungen bei den GoBD hin­sichtlich der Verfahrens­dokumen­tation).

 

 Weitere, hinzukommende Anforderungen sind:

 

Einführung eines Zählprotokolls

Kassen sind damit geldmäßig zu führen, nicht nur rechnerisch. Viele Fehler könnten danach vermieden werden, wenn die Kasse täglich gezählt wird. Professionelle neue Kassen haben die Funktion des Zähl­protokolls bereits im System integriert, d.h. ein Kontrollbericht mit einer sog. "Kassen-Ist-Abrechnung".

 

Kassenbericht

Das eigentliche Herzstück jeder Kassen­führung.  Bei den Registier­kassen erstellt das System als sog. "Z-Protokoll" oder auch Transaktions­bericht genannt dieses Dokument.

 

Bei der offenen Registrier­kasse ist dieser Tages­bestand retrograd zu ermitteln:

 

Endbestand lt. Zählprotokoll

./. Einlagen

+ Entnahmen

+ Ausgaben

./. Anfangsbestand

= Tageslosung lt. Zählung

 

Im Downloadbereich finden Sie eine Arbeitshilfe für diese retro­grade Ermittlung.

 

Kassenbuch

Im Kassen­buch werden alle Geschäfts­vorfälle chrono­logisch aufge­zeich­net. Die Haupt­spalten sind:

• Datum
• Einnahme
• Ausgabe
• Bestand

Das Kassenbuch ist täglich zu führen. Oftmals erstellt man dieses jedoch gerne am Monatsende, was allerdings eben-falls nicht GoBD-konform ist und auch sonst leicht zu Fehlbeständen führen kann.

 

Kassensturz

Der Kassensturz dient der Verhinder­ung von Betrug am Unter­nehmen. Auch die Finanz­verwaltung bedient sich zu Kontroll­zwecken dieser Methode.

 

 

Für weitere Informationen sprechen Sie uns bitte an.  Bitte sehen Sie sich in der Infothek dazu auch das Service­video zur ordnungs­gemässen Kassen­führung der DATEV e.G. an.